オフィスワークとテレワークの良いとこ取り
オフィスワークとテレワークの良いとこ取り
2020年10月に同じ千代田区内でオフィスを移転されたパワーメディア 古市社長を取材させていただきました。
今回のオフィス移転は、コロナウィルス対策の一つとの事。
千葉測器ではその移転を全面的にお手伝いしました。
オフィスに対する今までの面白い取り組みと、テレワークに向けた生々しい現場の取り組みが伺えました。
●今回のコロナ禍でどんなオフィスの課題を感じたのでしょうか?
当社は、1994年からインターネット業務に着手、2001年に創業独立の会社です。
インターネットに関する業務での大切なことは、コミュニケーションや、シンプルさ、かんたんさ、だと感じています。
そこで、オフィスは
「顔のみえるワンフロア構成」
「大型特注テーブルのフリーアドレス」
「畳で出来る打ち合わせスペース」
という面白いオフィスレイアウトで、コミュニケーションの活性化やスムーズな業務をフォローしていました。
しかし今回のコロナ禍で、業務の多くはテレワークにシフト
その中でこれからのオフィスはどうあるべきか、そこに悩みました。
移転前の広いオフィス
●具体的にどんな悩みでしょうか?
オフィスはこれでいいのか?という事です。
当然、広ければそれだけコストもかかります。
テレビなどでも、IT企業の会社のオフィスに人がいないシーンなどもあります。
今回のコロナウィルスの影響は、短期的なものではない。
おそらく長期的な視点で考えるべき事であり、そのときオフィスの形はどうあるべきなのかという事を考えました。
●確かにそうですね。どんな事を考えたのでしょうか?
まずリアルにオフィスがあって、皆と顔を合わせられる事のメリットとデメリットという事は考えました。
同じく、テレワークのメリットとデメリットもです。
その上で、ツールの検証を始めました。
元々IT企業ですから、VPNやクラウド、プロジェクト管理ツールというのは、かなり早い段階で導入したり自社開発したりしていました。
特にこういうツールやサービスの問題点は、実際に使わないと、自社に合っているか、使いこなせるか?などがわかりません。
テレワーク導入に関する基礎的な部分は、コロナ禍以前から検証出来ていましたが、コミュニケーションのあり方や、オフィスのあるべき姿などはいろんな調査を行いました。
●具体的にどんな調査をおこなったのですか?
コミュニケーションに関しては、当社は元々Google WorkspaceやOffice365を全社員に導入していました。
その中からTeamsをピックアップして検証をしました。
これは、実際に社員がある一定期間使ってみて、自社に合っていそうか、使えそうか、という検証でした。
幸い使えそうだという事で、コミュニケーションツールは、Teamsになりました。
オフィスに関しては悩みました。
最初に考えたのは、仕事の仕方はどうなるべきなのか?です。
ここから逆算思考で、オフィスの縮小規模や、必要な機能や機材を考えていきました。
●テレワークにおけるオフィスの形態は逆算思考で考えたのですか?
そうです。
とうぜん経費削減という観点はありますが、それは仕事や業務がちゃんと回っての事です。
在宅勤務(テレワーク)と、会社勤務(オフィスワーク)、ちょっと変な表現かもしれませんが、両者のいいところをうまくとれればと思いました。
テレワークを進めることにより、採用は東京である必要はなくなります。これは大きなメリットです。地方の優秀な人材が採用対象になるわけですし、通勤の弊害からも解放される。
またオフィスワークは、やっぱりリアルに顔を合わせられるというのはコミュニケーションという観点からはテレワークに比べて非常に強いわけです。
現在は、ローテーション&ランダムでオフィスワークを実施しています。これで出社3割以下も実現できています。
●新しいオフィスの事をもう少し聞かせてください。どんな苦労がありましたか?
小さいオフィスから、大きなオフィスへの移転、これは簡単なわけです。
小さなオフィスの時の不満を、大きなオフィスで解消すればいいわけですから。
今回は逆です。
大きなオフィスから小さなオフィスへの移転です。
まず、何が必要なのか?
必要なものをどう配置するのか?
ここは、千葉測器さんの力をかりました。
入るか入らないかわからないものが、丁寧な打ち合わせをして、レイアウトが起こされる。
そのレイアウトをみて、業務のシミュレーションを行う。
その部分はすごく助かりました。
●ありがとうございます。他にはどんな点を工夫されましたか?
郵便物や請求書、電話や判子と、テレワークで考えなくてはいけない点はいろいろあります。
その中でインパクトが大きく感じるのは、会社の固定電話回線をなくしたという事です。
●え!?会社の固定電話回線をなくしたのですか?
リアルなオフィスであれば、代表電話があり、その部署の人間が電話をとり、場合によっては担当者に転送します。
いくらテレワークだからといって、全て個人の携帯電話にするわけにはいかないし、会社としての代表電話番号も必要なわけです。
そこはTeamsの電話機能拡張用アドオンライセンスを利用して、代表電話番号を利用できる機能を使いました。
この機能を使うと、勤務中にかかってきた電話であれば、在宅勤務している携帯電話に一斉着信ができ、しかも遠隔地の別の担当者への電話の転送もできるわけです。
オフィスという近い距離の中での電話転送でなく、それこそ物理的に大きな距離のある電話転送というのは、テレワークでありながらも、同じ枠組みで仕事をしているという事を感じる機会になりました。
また会議中であれば、個人で応答不可の設定などもできるわけです。
こういうツールは、まだあまり知られていないと思いますし、これから普及していく面白いツールなのかもしれません。
●面白いですね。テレワークでありながら身近に感じられるというのは。最後に他の方へのアドバイスとかありますでしょうか?
たぶん当社みたくテレワークが出来る会社というのは、やっぱりIT系が多いのかなと思います。
ただ、それでも大きなオフィスを縮小するのは、単なる縮小ではなく、業務から逆算思考で考える事、それとレイアウトや移転はその道のプロに手伝ってもらうのがいいと思います。
餅は餅屋ではありませんが、イメージがしやすくスムーズになります。
弊社はIT企業ですから、VPNやインターネット回線などは、お客様との信頼があるので、かなり強固なものにしています。
また今後は、クラウドへの移行も、業務に応じて進めていく予定です。
今回のコロナ禍で、企業はいろんな対応を迫られる事が多いと思います。
そんな時、その道の信頼できるプロである千葉測器に相談する、あるいは頼む。
というのは重要なポイントだと思います。
●宣伝まで・・ありがとうございました。
移転後のデザイナーズマンション内のオフィス
●まとめ
パワーメディア様が入っている事務所は、東京都千代田区にあるデザイナーズマンションの一角です。
決して広くはないスペースを、上手に活用し、テレワークとオフィスワークをつなげているのがわかります。
移転後には、ボタン一つで高さが変わるスタンディングデスクが設置され、社員様の評判も上々との事です。
また社員様の在宅環境の支援も行ったとの事です。
テレワーク時代におけるオフィスワークのあり方の一つの答えを見た感じです。
当社では、オフィスソリューションとしてレイアウト設計から、移転サポート、移転サービス、配線工事、什器購入まで全て対応出来るサービスがあります。
連絡はお気軽にどうぞ
見積もりや、話を聞きたい等、トータルに対応いたします。
●千葉測器のお手伝い内容
- 移転に際してのレイアウト計画図の設計
- ダウンサイジングによる不要品の廃棄
- 移転作業オフィスワークとテレワークの良いとこ取り
- 移転先のインフラ整備(光回線、LAN、電気配線)
●お客様情報
お客様名:株式会社パワーメディア
所在地:東京都千代田区
業種:Web企画/システム構築/デザイン作成/サーバー運用保守
課題:コロナ禍によるワークスタイルの変革により、現在のオフィスの面積が不要になった
紹介:1994年からインターネット業務に着手、2001年に創業独立の会社
企画から制作、運用、サーバー構築、システム開発、解析、インターネットの事ならば、全て社内で完結できる体制を所持
大手企業(建材メーカー、家電メーカー、食品FC、医薬品メーカー、ハウスクリーニング会社など)からの信頼も厚く、20年以上のお付き合いが多い。